【Word】社内文書と社外文書

「ビジネス文書」というと、どんなものを思い浮かべますか？

「ビジネス文書」は2種類あります。

今回はその2つについてご説明します。

contents

ビジネス文書の種類
1. 社外文書
2. 社内文書
文書の特徴
1. 社外文書
2. 社内文書
まとめ

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、以下2種類があります。

ビジネス文書の種類

社外文書
社内文書

2つの違いは何でしょうか？

社外文書

会社のお客様に向けた文書です。

お客様向けであるため、挨拶あいさつなど形式的けいしきてきな文書となります。

　例　

令和3年7月7日

お客様各位

株式会社　猫Press

社名変更ならびに事務所移転のお知らせ

拝啓はいけい　盛夏せいかの候そうろう、ますます御健勝ごけんしょうのこととお慶よろこび申し上げます。日頃は格別かくべつのお引き立てをいただき、ありがたく御礼おんれい申し上げます。
さて、このたび弊社株式会社猫プレスは、8月1日より社名を変更するとともに、下記に移転することとなりました。これを機に、気持ちを新たに、皆様の信頼にこれまで以上にお応えできるよう努力をしてまいる所存でございます。
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀りゃくぎながら書中しょちゅうをもちましてごあいさつ申し上げます。

敬具

記

新社名株式会社猫Press
新所在地〒222－1111　東京都港区xx1－1

以上

社内文書

社員に向けた報告や連絡をするための文書です。

早く、正確な情報を届けるために作られる文書のため、挨拶などは省略されます。

　例　

総務部発第1号
令和3年7月7日

社員各位

総務部長　山田　太郎

健康診断のお知らせ

　本年度の健康診断を下記の要領ようりょうで実施します。注意点を確認の上、必ず受診じゅしんいただきますようお願いいたします。

記

日　　程　令和3年8月2日（月）
時　　間　午前9時～午後5時
検査内容　身体測定、視力・聴力検査、血圧測定、尿検査、レントゲン、問診
注意事項
- 前日の飲食制限
  前日の夕食は午後9時までに済ませ、以降の飲食と喫煙はお控えください。
- 服装の制限
  レントゲン検査を行います。女性の方は金具のついていないTシャツをご用意ください。

以上

文書の特徴

それぞれの文書の特徴をご説明したいと思います。

社外文書

#	説明	記載時の注意
①発信日	文書を発信する日付。作成日ではないので注意。	右揃えにする。
②宛名	文書の宛先。	宛先が会社の場合は、1行目に会社・団体名、次の行に役職と個人名（フルネーム）を記載する。
③発信者	社名、役職、個人名、会社の住所、電話番号等を記載する。	右揃えにする。会社名と、それ以外は別の行に書く。
④表題	本文の内容がわかるように記載する。	中央揃えにする。フォントサイズを他より大きくし、太字、下線などで目立つようにする。表題の前後は1行空行を入れる。
⑤頭語・あいさつ文	「こんにちは」の意味を持つあいさつ。「拝啓」がよく使われる。	Wordでは、「拝啓」と入力し、「Enter」キーを押すと、結語が自動的に入力される。
⑥本文	「さて」から書き始める。伝えたい内容を簡潔で読みやすく記載する。	読みやすくなるよう、段落を変えるなどをする。
⑦結語	「さようなら」の意味を持つあいさつ。頭語とセットの文言が使われる。	Wordでは、頭語を入力し、「Enter」キーを押すと、自動的に入力される。右揃えになる。
⑧記書きの始め	用件がわかりやすくなるように使う。	Wordでは、「記」と入力し、「Enter」キーを押すと、締めくくりの「以上」が自動的に入力される。中央揃えになる。記書きの始めの前後は1行空行を入れる。
⑨記書き内容	箇条書きで記載する。	インデントし、段落番号を使うことが多い。
⑩記書きの締めくくり	「これで終わりです」の意味を持つ締めくくりの言葉。	Wordでは、「記」と入力し、「Enter」キーを押すと、自動的に入力される。右揃えになる。

社内文書

#	説明	記載時の注意
①文書番号	文書管理のために使われる。省略可能。	右揃えにする。
②発信日	文書を発信する日付。作成日ではないので注意。	右揃えにする。
③宛名	文書の宛先。
④発信者	部署名、役職、個人名等を記載する。	右揃えにする。
⑤表題	本文の内容がわかるように記載する。	中央揃えにする。フォントサイズを他より大きくし、太字、下線などで目立つようにする。
⑥本文	伝えたい内容を簡潔で読みやすく記載する。	読みやすくなるよう、段落を変えるなどをする。
⑦記書きの始め	用件がわかりやすくなるように使う。	Wordでは、「記」と入力し、「Enter」キーを押すと、締めくくりの「以上」が自動的に入力される。中央揃えになる。
⑧記書き内容	箇条書きで記載する。	インデントし、段落番号を使うことが多い。
⑨記書きの締めくくり	「これで終わりです」の意味を持つ締めくくりの言葉。	Wordでは、「記」と入力し、「Enter」キーを押すと、自動的に入力される。右揃えになる。

まとめ

簡単に違いと例をご紹介しました。

次回は、Wordでの文書の作り方をご紹介したいと思います。